ARSIP, DAN SISTEM PENGARSIPAN
PENGERTIAN ARSIP
Dalam rangka melaksanakan tugasnya, suatu instansi banyak sekali menerima surat dari luar, di samping itu banyak sekali menggunakan kertaskertas dan peralatan tulis lainnya untuk keperluan membuat surat. Oleh karena itu sebagian para ahli ada yang mengatakan bahwa pekerjaan kantor adalah pekerjaan tulis-menulis, walaupun dalam kenyataannya pekerjaan kantor tidak hanya tulis-menulis tetapi termasuk pekerjaan lainnya misalnya pekerjaan menerima tamu, pelayanan telepon, mengatur ruangan kantor, dan lain-lain.
Dengan dilakukannya pekerjaan tulis-menulis, terciptalah surat-surat atau catatan-catatan tertulis atau Catatan ainnya. Catatan tersebut biasa dinamakan warkat yang dalam bahasa Inggris biasa dinamakan record. Secara definitif, yang dimaksud warkat adalah setiap catatan tertulis atau bergambar yang memuat keterangan yang ada kaitannya dengan kegiatan instansi yang dibuat untuk membantu ingatan. Atas dasar tersebut, maka yang termasuk arsip (record) misalnya surat-surat, kuitansi, faktur, pembukuan, daftar gaji, bagan organisasi, foto-foto, dan lain sebagainya.
Kegiatan penyimpanan informasi dalam bentuk arsip (filing) sering kurang diperhatikan, padahal sangat penting dalam melaksanakan fungsi perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan dalam
organisasi. Dapat dibayangkan bagaimana apabila surat penting tidak diketemukan. Pengertian arsip di Indonesia mempunyai tiga arti, yaitu arsip sebagai wadah, arsip sebagai kegiatan, dan arsip sebagai kumpulan warkat. Yang dimaksudkan arsip sebagai wadah, yaitu gedung pemerintah atau tempat untuk menyimpan warkat-warkat, peraturan perundangundangan, dokumen-dokumen negara, dan naskah-naskah lainnya yang mengandung informasi atau nilai sejarah sebagai akibat adanya penyelenggaraan administrasi pemerintahan atau kehidupan kebangsaan dan dikelola berdasarkan suatu sistem tertentu. Arsip sebagai kegiatan, adalah langkah-langkah atau usaha-usaha untuk mengelola kumpulan warkat, peraturan perundang-undangan, dokumen-dokumen negara, dan naskah-naskah lainnya yang mengandung informasi atau nilai sejarah sebagai akibat adanya penyelenggaraan administrasi pemerintahan atau kehidupan kebangsaan berdasarkan suatu sistem tertentu.
Pengertian arsip sebagai kumpulan warkat/naskah, dapat dipahami dari Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan dalam pasal 1 ayat (a) dan ayat (b), disebutkan bahwa arsip adalah:
1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan
kegiatan pemerintah.
2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan/atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan
kebangsaan.
B. PENGERTIAN FILING
Di atas sudah disebutkan bahwa arsip sebagai kegiatan, adalah langkah-langkah atau usaha-usaha untuk mengelola kumpulan warkat, peraturan perundang-undangan, dokumen-dokumen negara, dan naskahnaskah
lainnya yang mengandung informasi atau nilai sejarah sebagai akibat adanya penyelenggaraan administrasi pemerintahan atau kehidupan kebangsaan berdasarkan suatu sistem tertentu. Arsip sebagai kegiatan,
biasa juga dinamakan filing. Dengan dilaksanakan penyimpanan warkat, akan terdapat suatu pusat
ingatan dan sumber informasi bagi instansi yang akan dapat membantu melancarkan tugas-tugas dan perkembangan instansi tersebut. Mengingat pentingnya warkat sebagai alat pengingat bagi suatu
instansi, maka dalam pengetahuan perkantoran telah dikenal suatu motto yang mengatakan bahwa: ”Orang bisa lupa, tetapi warkat selalu ingat”. Motto ini memberikan indikasi bahwa betapa pentingnya peranan warkat. Sejalan dengan itu menunjukkan juga betapa pentingnya filing bagi suatu instansi. Kegiatan filing merupakan “Pusat Ingatan Organisasi”. Selain peranannya seperti disebutkan di atas, warkat itu juga perlu dipelihara dengan baik karena mempunyai beberapa kegunaan bagi suatu instansi. Dalam pengetahuan perkantoran kegunaan tersebut biasa dinamakan nilai. Warkat perlu dipelihara sebaik-baiknya karena mempunyai banyak kegunaan. Di Amerika Serikat, kegunaan itu biasa disebut dalam singkatan ALFRED yaitu administrative value (kegunaan administrasi), legal value (kegunaan hukum), fiscal value (kegunaan di bidang keuangan), research value (kegunaan penelitian), educational value (kegunaan pendidikan) dan documentary value (kegunaan dokumentasi). Dalam pasal 3 Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 antara lain dirumuskan bahwa tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintahan. Dari tujuan tersebut arsip mempunyai jangkauan yang amat luas baik sebagai alat untuk membantu daya ingat maupun dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemeritahan dan pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Untuk dapat menyajikan informasi, membuat keputusan, dan merumuskan kebijakan haruslah ada sistem prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan. Jaringan informasi dalam Manajemen Informasi Sistem dalam bidang kearsipan perlu dikembangkan, baik dari peralatan, sistem, dan prosedur kerja yang modern di bidang kearsipan dan pegawai yang handal di bidang kearsipan perlu disiapkan. Dalam praktik sehari-hari kadang dalam instansi pemerintah maupun swasta kurang memperhatikan kemampuan pegawai yang mengelola arsip, masih dianggap bahwa pegawai yang cukup dengan pendidikan minimum sudah dapat membenahi bidang kearsipan, akibatnya bidang kearsipan tidak berfungsi sebagaimana mestinya. Dalam era reformasi ini sudah saatnya disadari bahwa suatu instansi akan maju dan berkembang, kalau sistem filing/kearsipan juga mantap dan dapat diandalkan sebagai sumber informasi, sumber ingatan, dan kemudian nanti akan menjadi sumber sejarah.
C. SISTEM FILING
Sistem filing yang biasa digunakan ada lima macam yaitu:
Sistem Abjad;
Sistem Geografis;
Sistem Kronologis;
Sistem Nomor;
Sistem Subjek.
1. Sistem Abjad
Yang dimaksud dengan sistem abjad yaitu sistem filing di mana warkat-warkat disusun menurut abjad yaitu huruf A sampai dengan huruf Z. Untuk dapat menyusun secara abjad, maka warkat-warkat perlu digolong-golongkan lebih dahulu menurut nama orang atau nama instansi atau nama organisasi lainnya. Agar sistem ini dapat dilaksanakan dengan baik perlu adanya peraturan yang jelas yang dibuat/ditetapkan oleh instansi yang bersangkutan. Misalnya dalam sistem abjad arsip perlu ada aturan mengindeks. Istilah indeks merupakan sarana penemuan surat dengan cara identifikasi surat melalui penunjukan suatu tanda pengenal yang membedakan dari yang lain. Dalam sistem abjad dengan cara memilih kata tangkap (caption) di mana arsip harus di-file dan menentukan urutan yang sesuai dengan kata-kata dalam kata tangkap tersebut. Misalnya dalam nama orang:
a. Apabila satu suku kata, mengindeksnya seperti contoh berikut:
Achmad
Ahmad
Bahrum, dst.
b. Apabila dua atau tiga suku kata, maka disusun sebagai berikut:
Yang digunakan untuk indeks dapat menggunakan nama kedua, nama marga, contoh: Taufik Hidayat, S.E., dalam aturan mengindeks dibuat Hidayat, Taufik S.E. Febta Rina Siregar, dalam aturan mengindeks dapat digunakan Siregar, Febta Rina. PT Percetakan Negara Jakarta dalam aturan indeks dapat digunakan Percetakan Negara, Jakarta, PT.
2. Sistem Geografis
Yang dimaksud sistem geografis yaitu sistem filing yang menerapkan warkat-warkat disusun menurut wilayah (daerah). Sistem ini biasa digunakan oleh instansi yang mempunyai unit-unit organisasi di beberapa wilayah. Dalam melaksanakan sistem ini seorang juru arsip pertama-tama dapat memilah-milahkan menurut daerah, setelah itu lalu diadakan sub-sub kelompok menurut nama unit organisasi. Misalnya suatu instansi mempunyai beberapa kantor wilayah di beberapa provinsi di Pulau Jawa dan kegiatannya sampai ke Kabupatenkabupaten. Filing yang dibuat oleh instansi tersebut adalah sebagai berikut:
JAWA BARAT JAWA TENGAH JAWA TIMUR
1. Bandung 1. Semarang 1. Surabaya
2. Bogor 2. Magelang 2. Malang
3. Sumedang 3. Purworejo 3. Kediri
Dalam pelaksanaan sistem geografis dapat digunakan wilayah sebagai kata tangkap.
3. Sistem Kronologis
Filing menurut sistem kronologis yaitu apabila warkat disusun menurut urutan tanggal yang tertera dalam setiap warkat tanpa melihat permasalahan yang disebutkan dalam warkat. Oleh karena tanggal menunjukkan periode tertentu, dengan sendirinya juru arsip harus juga mengelompokkan warkat-warkat itu menurut urutan bulan dan tahun dan sebagainya.
Sistem kronologis biasanya digunakan bagi warkat-warkat yang penyelesaian masalahnya perlu memperhatikan jangka waktu tertentu, misalnya untuk masalah-masalah tagihan yang jatuh temponya telah ditetapkan. Sistem kronologis digunakan untuk menyelenggarakan filing apabila kegiatan surat-menyurat dalam organisasi masih belum banyak,sehingga segala persoalan masih dapat disatukan dalam suatu file untuk setiap periode tertentu. Apabila kegiatan suatu instansi sudah berkembang demikian rupa, dan menyangkut banyak masalah, maka sistem kronologis kurang efektif untuk digunakan. Oleh karena itu, perlu dipilih sistem lain yang sesuai dengan jumlah permasalahan yang ada.
4. Sistem Nomor
Bila digunakan sistem nomor, masing-masing warkat diberi nomor urut mulai nomor 1 dan seterusnya. Sistem ini biasa disebut sistem filing yang tidak langsung, karena sebelum pemberian nomor, juru arsip harus mengadakan pengelompokan warkat-warkat yang ada menurut permasalahannya, nama orang, nama instansi, setelah itu diberikan nomor di belakangnya. Misalnya juru arsip akan mengadakan filing di bidang kesekretariatan. Pertama-tama ia mengadakan pengelompokan: bidang keuangan, bidang perlengkapan, dan bidang kepegawaian. Selanjutnya, juru arsip memberikan penomoran bidang keuangan diberi kode nomor 1, bidang perlengkapan diberi kode nomor 2, dan bidang kepegawaian diberi kode nomor 3. Masing-masing subkelompok diberi nomor juga secara berurutan. Sistem filing berdasarkan nomor akan terlihat seperti berikut:
1. Keuangan
1.1 Pembayaran gaji
1.2 Tunjangan Khusus
1.3 Uang lembur
Demikian seterusnya juru arsip dapat mengadakan penomoran yang lebih rinci lagi menurut kelompok yang lebih mendetail disesuaikan dengan kebutuhan instansi.
5. Sistem Subyek
Apabila suatu instansi memutuskan untuk menggunakan sistem subjek dalam sistem filingnya, maka juru arsip harus memisah-misahkan warkat-warkat yang ada sesuai dengan permasalahannya. Jadi langkahlangkah yang dilakukannya sama dengan langkah-langkah dalam sistem nomor. Perbedaannya adalah penekanan kegiatannya kepada pengelompokan masalah, bukan kepada penomorannya.
D. ASAS-ASAS FILING
Dalam pelaksanaan filing, perlu berdasarkan asas dan melalui prosedur tertentu agar hasilnya sesuai dengan yang diharapkan. Filing dapat dilaksanakan dengan menggunakan asas sentralisasi atau asas desentralisasi.
1. Asas Sentralisasi
Pada asas sentralisasi filing dilaksanakan secara terpusat dan dilaksanakan oleh suatu unit tertentu yang diberi tugas untuk melaksanakan filing bagi semua warkat yang diperlukan dari suatu instansi. Filing yang disentralisasi umumnya adalah untuk arsip pasif (biasa disebut juga arsip statis), yaitu arsip yang sudah tidak diperlukan lagi dalam kegiatan sehari-hari, artinya permasalahannya sudah selesai ditangani. Unit yang menangani filing pada asas ini biasanya dipimpin oleh seorang kepala yang didukung oleh sejumlah tenaga yang diperlukan dan dilengkapi oleh sejumlah sarana dan peralatan yang memadai.
2. Asas Desentralisasi
Pada asas desentralisasi, filing dilaksanakan oleh masing-masing unit organisasi. Filing yang didesentralisasi umumnya adalah untuk arsip dinamis, yaitu arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Arsip dinamis dapat dibedakan:
a. Arsip Dinamis aktif
Adalah arsip yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari, serta masih dikelola oleh Unit Pengolah.
b. Arsip Dinamis inaktif
Adalah arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus-menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaran administrasi seharihari serta dikelola oleh Pusat Arsip masing-masing unit. Pelaksanaan filing di masing-masing unit organisasi dilakukan oleh unit-unit teknis yang menangani permasalahannya. Apakah filing dilaksanakan dengan asas sentralisasi atau asas desentralisasi, hal ini tergantung dari pertimbangan kantor yang bersangkutan karena pelaksanaan pekerjaan filing sebenarnya tidak ada perbedaan, misalnya di dalam hal penyimpanan, pengeluaran, pengamanan, dan memisahkan warkat yang tidak penting secara berkala dilaksanakan dengan cara-cara yang sama.
3. Prosedur Filing
Prosedur Filing pada garis besarnya terdiri dari langkah-langkah mulai dari penetapan arsip statis dan kegiatan filing, penemuan, penyusutan, dan pemusnahan arsip.
a. Penetapan Arsip Statis
Penentuan warkat menjadi arsip statis harus ditetapkan oleh pejabat tertentu yang mempunyai wewenang untuk itu. Di lingkungan Kementerian Keuangan, pejabat yang menetapkan berapa jangka waktu penyimpanan suatu arsip adalah Menteri Keuangan yang dalam pelaksanaanya dilakukan oleh Sekretaris Jenderal Kementerian Keuangan atas nama Menteri. Setiap Unit Eselon I di lingkungan Kementerian Keuangan wajib menyusun Jadwal Retensi Arsip (JRA), yakni daftar yang berisi jenis-jenis arsip beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaanya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip (contoh JRA terlampir). Dalam hal penetapan suatu arsip menjadi arsip statis, pejabat yang bersangkutan memberikan disposisi “file atau simpan” pada warkat yang bersangkutan.
b. Kegiatan Filing
Warkat yang akan disimpan (diarsip), dipersiapkan lebih dahulu
melalui kegiatan sebagai berikut:
1) Pemeriksaan Arsip
Pada tahap ini dimaksudkan untuk memastikan apakah arsip siap untuk disimpan. Perhatikan apakah sudah ada instruksi untuk disimpan (file, simpan) atau perintah-perintah lain yang berlaku di kantor untuk menyimpan. Hal ini dimaksudkan untuk memeriksa apakah surat-surat tersebut masih akan diproses atau tidak. Penelitian lain yang perlu dilakukan yaitu apakah warkatwarkat itu ada lampirannya atau tidak, dan sekaligus apakah lampiran-lampiran itu akan disimpan tersendiri atau digabungkan dengan warkat lainnya misalnya tidak digabungkan dalam satu masalah pokok dan disusun menurut kronologi.
2) Mengindeks
Mengindeks adalah sarana penemuan surat dengan cara identifikasi surat melalui penunjukan suatu tanda pengenal yang membedakan dari yang lain. Dengan cara memilih kata tangkap (caption) di mana arsip harus di-file dan menentukan urutan yang sesuai dengan kata-kata dalam kata tangkap tersebut. Contoh pada sistem abjad kata tangkapnya adalah nama pengirim, badanbadan, lembaga-lembaga negara, dan seterusnya. Pada sistem numerik adalah angka, pada sistem geografi adalah nama tempat asal surat, nama tempat yang dituju. Sedangkan kata tangkap lainnya, jika perlu digunakan kartu tunjuk silang. Kartu tunjuk silang adalah kartu yang dibuat untuk mencari arsip dengan cara membuat minimal 3 buah kartu yang isi dalam setiap kartu merupakan tanda di mana arsip disimpan, sehingga kartu tunjuk silang akan menambah pekerjaan.
3) Memberi Tanda/Pengkodean
Pengkodean dimaksudkan memberikan tanda. Tanda diberikan pada kata tangkap dapat berupa garis atau lingkaran dengan warna mencolok atau apa saja yang memudahkan menyortir dan menyimpan surat, dan apabila surat tersebut akan dipinjam, kita akan mudah menyimpannya kembali.
4) Menyortir Arsip yang Sudah Diindeks
Menyortir arsip yang sudah diindeks adalah mengelompokkan surat-surat untuk disiapkan ke langkah terakhir yakni penyimpanan.
5) Menyimpan Arsip
Arsip/warkat yang sudah diolah seperti tersebut di atas, selanjutnya disimpan sesuai dengan sistem filing yang dipilih dan di tempatkan pada tempat yang telah ditentukan (gedung arsip) dan diatur secara rapih. Peralatan penyimpanan arsip antara lain:
a. Filing cabinet, yakni tempat menyimpan arsip terdiri dari atas laci-laci yang tersusun, setiap laci mempunyai daya tampung 5.000 lembar kertas yang disusun vertikal ke belakang.
b. Guide, yang merupakan petunjuk sekaligus pemisah/batas arsip biasanya terbuat dari karton/plastik yang tipis dan kuat
c. Folder, adalah tempat untuk menempatkan arsip, umumnya terbuat dari karton tebal.
